Häufige Fragen zu Track&Match

Was ist TRACK&MATCH ?

TRACK&MATCH ist ein Verfahren zur Zustellankündigung für adressierte Werbepost. Der Versender wird nach dem Durchlauf der Sendungen durch die Ziel-Briefzentren der Deutschen Post über die bevorstehende Auslieferung informiert.

Was ist der Vorteil von TRACK&MATCH

Der Service liefert dem werbetreibenden Unternehmen eine Zustellankündigung an den Tagen vor der Briefzustellung. Die Dokumentation der Zustellankündigung erfolgt im Stundentakt in digitaler Form.

Über Tabellen, Kartografien und Downloads ist transparent sichtbar, wann und wo (Bundesländer, Kreise, Postleitregionen) die Zustellung erfolgen wird.

Welche Sendungen können mit TRACK&MATCH versendet werden ?

Zugelassen sind NUR automationsfähige Sendungen von DIALOGPOST und POSTWURFSPEZIAL mit integriertem Datamatrixcode.

Die Automationsfähigkeit einer Briefsendung  setzt sich zusammen aus der Gestaltung der  Aufschriftseite, der Maschinenfähigkeit sowie der  Maschinenlesbarkeit.

Welche weiteren Voraussetzungen bestehen für TRACK&MATCH ?

Die Nutzung von TRACK&MATCH kann einfach erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  1. Registrierung im Portal TRACK&MATCH (wenn Dienstleister involviert,  mindestens bei diesem)

  2. Nutzung der einer lizenzierten Versandsoftware (wie z.B. der DIALOGPOST-MANAGER der Deutschen Post)

  3. Zugang zum Elektronischen Auftragsmanagement - AM.portal (wenn Dienstleister involviert, reicht es aus, wenn dieser einen AM-Zugang hat)
Wie kann ich TRACK&MATCH buchen ?

Nach Freischaltung Ihres Accounts (Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail) können Sie dies im Rahmen Ihrer Versandsoftware definieren. Z.B. im DIALOGPOST-MANAGER der Deutschen Post bestätigen Sie im Menü "Angaben zur Sendung" das Auswahlkästchen "Track&Match".

Wie muss ich meine Sendungen kennzeichnen, um TRACK&MATCH nutzen zu können?

Zwingende Voraussetzung für TRACK&MATCH ist die Kennzeichnung im Adressfeld Ihrer Sendungen mit dem Datamatrixcode in der Ausführung mit 26x26 Bildpunkten (Mindestgröße 11x11 mm):

Drei Möglichkeiten stehen dafür zur Verfügung:

  1. die Kombination mit der DV-Freimachung, die diesen Matrixcode als Standard vorsieht, oder
  2. die Koppelung mit der Zusatzleistung Premiumadress (auch hier ist der typische Datamatrixcode verpflichtend) oder
  3. die Abbildung des Datamatrixcode nur für Track&Match (sog. 0-Stellung bei Premiumadress ohne P).
  • die Kennzeichnung von POSTWURFSPEZIAL-Sendungen mit Track&Match ist nur möglich über die Variante lfd. Nr. 3
Welche Versandinformationen sind online hinterlegt?

Nach Abschluss der Adressoptimierung im Dialogpost-Manager erzeugen Sie eine komprimierte Datei mit folgenden Informationen:

  • Absender-Post-Kundennummer
  • AM-NR (Auftragsmanagement)
  • PLZ
  • Sendungsnummer

Bei der Arbeit mit DIALOGPOST-MANAGER hat diese Datei die Endung IAD und ist zusätzlich verschlüsselt.

Bei der Arbeit mit anderen Softwareprogrammen hat diese Datei die Endung ZIP.

Diese Feldinformationen sind die Grundlage für die destinationsbezogene Zustellankündigung und die tabellarischen und kartografischen Auswertungen.

Der Upload dieser Hinterlegungsdatei erfolgt online in Ihrem TRACK&MATCH-Projekt und kann durch Personen durchgeführt werden, denen Sie die Rechte dazu  gegeben haben.

Wie informiert TRACK&MATCH über eingehende Sendungen ?

Dafür stehen 3 Benachrichtigungsmodi zur Verfügung:

  1. Nach dem ersten Lead:  Es erfolgt eine E-Mail-Notiz, sobald die ersten Tracks für das von Ihnen versendete Mailing in einem der 82 Briefzentren der Deutschen Post registriert werden

  2. Täglich: Zu einer von Ihnen festgelegten Tageszeit (ideal 16-17 Uhr) erhalten Sie regelmäßig eine Tageszusammenfassung über die genauen Sendungsmengen in die einzelnen Destinationen

  3. Wöchentlich: An einem von Ihnen festgelegten Wochentag und Tageszeit (ideal 16-17 Uhr) erhalten Sie die Zusammenfassung über Ihren Trackverlauf
Welche Kennzahlen und Auswertungen stehen bereit ?

TRACK&MATCH bietet Ihnen kartografische und tabellarische Auswertungen. Übersichtlich sehen Sie nach Einstieg in den Menüpunkt "Auswertung" eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Kennzahlen für Ihren Versand:

  • welche Gebiete sind für die Zustellung vorgehen
  • für welche Gebiete sind bereits Sendungen registriert
  • an welchen Tagen wurden wieviele Sendungen registriert
  • wieviele Sendungen fehlen noch

In den Karteireitern "Karte" und "Regionen" sehen Sie detaillierten Informationen. Für verschiedene Gebiete (z.B. Bundesländer, Leitregionen, Kreise) finden Sie nun dynamische Karten und Tabellen vor, die den prozentualen Durchlauf Ihrer Sendungen zeigen. Damit vermittelt sich ein schlüssiges Gesamtbild der bevorstehenden Auslieferung.

Sind meine Daten sicher verwahrt ?

Beispielhafte Sicherheit bieten wir mit folgenden Maßnahmen:

  • Der Versender erhält einen geschützten Account mit Benutzername und Passwort
  • Die Kommunikation ist so sicher wie beim Online-Banking (sicheres HTTPS-Protokoll)
  • Die 1:1-Kommunikation ist durch fälschungssichere Codes geschützt.
  • Die Deutsche Post fungiert als Auftragsdatenverarbeiter, unterwirft sich speziellen Pflichten nach dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und ist nach den Vorgaben des DDV (Deutscher Dialogmarketing Verband e.V.) zertifiziert
Aus welchen Gründen werden Sendungen nicht getrackt ?

Unzureichende Automationsfähigkeit

  • mangelhafte Folierung
  • zu kleiner Matrixcode (Mindestgröße 11x11 mm)
  • verwischter Matrixcode (bei Inkjet-Beschriftung und mangelnder Saugfähigkeit der Papierumschläge)

Fehlerhafte Kennzeichnung im Datamatrixcode

  • Zusatzleistung nicht enthalten
  • falscher Produktschlüssel
  • veraltete Preis-/Produktliste

Stornierungen und Änderungen im Auftragsmanagement (AM) der Deutschen Post

  • nach Neu-Optimierung und Korrekturen in AM müssen die hinterlegten Datei zu Track&Match online aktualisiert werden

Handverteilung von Sendungsmengen aus technischen und betrieblichen Gründen

  • z.B. bei Starkverkehren

Nicht via Track nachgewiesene Sendungen werden nicht verzögert und erreichen die Zustellstützpunkte der Deutschen Post zur Auslieferung im gleichen Zeitfenster.

Alles auf einen Blick